Tak jest obecnie

1. W jakich sprawach sporządza się nagranie z przebiegu rozprawy

Ustawą z dnia 29 kwietnia 2010 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 108, poz. 684), która weszła w życie dnia 1 lipca 2010 r., została wprowadzona nowa postać protokołu z przebiegu rozprawy sądowej w sprawach cywilnych - tzw. protokół elektroniczny.

Protokół elektroniczny to nagranie obrazu i dźwięku albo samego dźwięku wszystkich czynności, które dzieją się na sali sądowej w czasie trwania rozprawy. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 3 marca 2015 r. w sprawie zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego w postępowaniu cywilnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 359) szczegółowo reguluje kwestie związane ze sporządzaniem protokołu elektronicznego.

Ustawą z dnia 4 kwietnia 2014 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (Dz. U. z 2014 r., poz. 579), która weszła w życie dnia 9 listopada 2014 r. protokół elektroniczny wprowadzono również w sprawach o wykroczenia.

W postępowaniu karnym przebieg czynności protokołowanych może być utrwalony za pomocą urządzenia rejestrującego obraz lub dźwięk, o czym należy przed uruchomieniem urządzenia uprzedzić osoby uczestniczące w czynności. Jeżeli czynność procesową utrwala się za pomocą urządzenia rejestrującego obraz lub dźwięk, protokół można ograniczyć do zapisu najbardziej istotnych oświadczeń osób biorących w niej udział. Zapis obrazu lub dźwięku, a także przekład zapisu dźwięku stają się załącznikami do protokołu.

Nagrywanie rozpraw wprowadzono zatem obligatoryjnie w sprawach cywilnych oraz w sprawach o wykroczenia. Wszystkie sądy okręgowe oraz apelacyjne zostały wyposażone w sprzęt i oprogramowanie do nagrywania. Obecnie trwa wyposażanie sądów rejonowych w niezbędną infrastrukturę. Zakończenie wdrożenia systemu cyfrowej rejestracji rozpraw planuje się na grudzień 2017 roku.

W sądach apelacyjnych zostało przeprowadzone wdrożenie systemu do dźwiękowej rejestracji rozpraw sądowych. Natomiast w przypadku sądów okręgowych i rejonowych wdrażany jest system obejmujący nie tylko foniczną rejestrację rozpraw sądowych, ale również umożliwiający utrwalenie wizji, wraz z możliwością przeprowadzania i rejestracji wideokonferencji.

2. Czy sporządza się również papierowy protokół obok nagrania

Z chwilą wprowadzenia protokołu elektronicznego w sądach wyposażonych w niezbędny sprzęt i oprogramowanie przebieg posiedzeń sądowych utrwalany jest wyłącznie w formie dźwiękowego lub audiowizualnego nagrania. Ta zmiana niewątpliwie przyczyniła się do skrócenia czasu trwania posiedzeń sądowych (brak konieczności przerywania wypowiedzi uczestników postępowania, aby je podyktować do protokołu pisemnego), a w konsekwencji całych postępowań w danej sprawie. Ponadto dokładnie odzwierciedlony został przebieg rozprawy, co znacznie zmniejszyło ilość wniosków o sprostowanie protokołu, czyli zarzutów dotyczących niezgodności treści protokołu z rzeczywiście wypowiadanymi kwestiami, np. przez świadka. Nagrywanie rozpraw zapewniło pełną przejrzystość postępowania sądowego, bowiem nagrywane jest całe posiedzenie sądowe.

Papierowa postać protokołu (tzw. pisemny protokół skrócony), która jest jednak sporządzana obok nagrania, została zredukowana do postaci zwięzłych, czasami lakonicznych opisów odnoszących się do najważniejszych etapów posiedzenia sądowego. Jego skrótowy kształt pełni przede wszystkim rolę spisu treści tego, co działo się na sali sądowej. Pozwoli to w późniejszych etapach postępowania na łatwiejsze i szybsze odnalezienie w nagraniu kluczowych fragmentów posiedzenia sądowego. W sprawach, w których jest sporządzany protokół elektroniczny, istnieją zatem dwie formy akt sprawy, wzajemnie uzupełniające się: tradycyjna (papierowa – w postaci protokołu skróconego) oraz elektroniczna, będąca nagraniem przebiegu rozprawy.

3. W jaki sposób można zapoznać się z nagraniem

W procedurze cywilnej nie zmieniły się ogólne zasady gwarantujące stronom postępowania dostęp do akt sądowych w ich pełnej treści. Protokoły elektroniczne są oczywiście dostępne wyłącznie w postaci elektronicznej. Zgodnie z treścią art. 9 Kodeksu postępowania cywilnego strony i uczestnicy postępowania mają prawo do zapoznania się z aktami sprawy. Strony i uczestnicy postępowania są również uprawnieni do otrzymywania odpisów, kopii i wyciągów z akt sprawy.

Od dnia 27 marca 2015 r., (zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 2014 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, Dz. U. z 2014 r., poz. 1296) treść protokołów i pism może być także udostępniana w postaci elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (protokół elektroniczny jest dostępny dla zalogowanych użytkowników Portalu Informacyjnego). Strony i uczestnicy postępowania mają prawo do otrzymania z akt sprawy zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku, chyba że protokół został sporządzony wyłącznie pisemnie. Przewodniczący wydaje z akt sprawy zapis dźwięku, jeżeli wydaniu zapisu obrazu i dźwięku sprzeciwia się ważny interes publiczny lub prywatny. Jeżeli posiedzenie odbyło się przy drzwiach zamkniętych, strony i uczestnicy postępowania mają prawo do otrzymania z akt sprawy jedynie zapisu dźwięku.

Zapoznanie się także z nagraniem obrazu, jeśli został on sporządzony, możliwe jest w budynku sądu oraz przez Portal Informacyjny.

W procedurze wykroczeniowej kwestie związane z udostępnieniem protokołu elektronicznego uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 listopada 2014 r. w sprawie udostępniania stronom, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z rozprawy w postępowaniu w sprawach o wykroczenia oraz wysokości opłaty za wydanie tego zapisu (Dz. U. z 214 r. poz. 1548). Zgodnie z przedmiotowym rozporządzeniem zapis i jego adnotacje udostępnia się stronom, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom w budynku sądu, na informatycznym nośniku danych lub w systemie teleinformatycznym.

4. Transkrypcja e-protokołu, czyli dosłowny zapis tego, co mówiono podczas rozprawy

Wraz z elektronicznym protokołem pojawiła się możliwość jego transkrypcji, czyli sporządzenia dosłownego przekładu wszystkich wypowiadanych podczas rozprawy kwestii, które zostały nagrane w protokole elektronicznym. Transkrypcja wspomagać ma pracę z protokołem elektronicznym.

W postępowaniu cywilnym na podstawie art. 158 § 4 k.p.c. przewodniczący, o ile jest to niezbędne dla prawidłowego orzekania w sprawie, ma możliwość zarządzenia sporządzenia transkrypcji odpowiedniej części e-protokołu.

Ustawodawca w postępowaniu w sprawach o wykroczenia transkrypcję nazwał „przekładem”. W postępowaniu w sprawach o wykroczenia to prezes sądu, a nie przewodniczący jak ma to miejsce w postępowaniu cywilnym, może zarządzić sporządzenie przekładu odpowiedniej części e-protokołu, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia prawidłowego orzekania w sprawie. Prezes sądu wydając decyzję w przedmiocie przekładu ocenia zasadność jego sporządzenia przez pryzmat konieczności zapewnienia prawidłowego orzekania w sprawie.

Strony (np. powód, pozwany), świadkowie i inni uczestnicy postępowania nie mogą złożyć wniosku o sporządzenie transkrypcji e-protokołu. Jeśli jednak transkrypcja e-protokołu została już wykonana to stanowi ona częścią akt sądowych i upoważnione podmioty (np. powód, pozwany) mają do niej dostęp.

Transkrypcję należy sporządzić według ściśle określonych reguł. Od strony technicznej transkrypcja jest plikiem tekstowym uzupełnionym znacznikami czasowymi określającymi momenty wystąpienia danej części transkrypcji w protokole elektronicznym.

Transkrypcja stanowi załącznik do protokołu elektronicznego. Zatwierdzona transkrypcja jest drukowana i umieszczana w aktach sprawy. Ponadto jako część akt sądowych transkrypcja powinna zostać umieszczona jako dokument w systemie repertoryjno-biurowym danego sądu. Nie należy utożsamiać jej z protokołem, którym wciąż pozostawać będzie sporządzony zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku. Oczywiście zarówno strony, jak i skład orzekający, będą mogły sporządzać notatki na własne potrzeby, a także powoływać się na nie w toku postępowania.

Tak ma być do 2020 roku

Projekt „Wdrożenie protokołu elektronicznego w sądach powszechnych (sprawy cywilne i wykroczeniowe)”, czyli e-protokół został oceniony przez Centrum Projektów Polska Cyfrowa jako najlepszy spośród projektów zgłoszonych do konkursu w ramach działania 2.1 „Wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa (POPC)”. Dzięki temu otrzyma on dofinansowanie w wysokości 185 mln zł.

Projekt realizuje priorytety i cele przedstawione w „Strategii modernizacji przestrzeni sprawiedliwości w Polsce na lata 2014-2020”.

Celem głównym projektu jest wdrożenie nowych i podniesienie jakości i dostępności istniejących e-usług publicznych w sądach powszechnych na terenie Polski. Realizacja tego projektu zapewni wdrożenie we wszystkich polskich sądach (procedura cywilna i wykroczeniowa) następujących usług:

- automatycznej transkrypcji mowy na tekst,

- przeprowadzania rozprawy na odległość,

- udostępniania protokołu elektronicznego,

- wirtualizacji wideokonferencji,

- elektronicznych oraz ustnych uzasadnień poprzez Portal Informacyjny.

Cele szczegółowe projektu to:

Usprawnienie postępowania sądowego przez zastosowanie nowoczesnych technik zapisu przebiegu czynności sądowych, jako jednego z obszarów unowocześniania procedur sądowych.

Zastąpienie tradycyjnej formy utrwalania czynności procesowych poprzez wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych w postaci zapisu cyfrowego audio-wideo przebiegu rozprawy.

Podniesienie na wyższy poziom kultury i przejrzystości postępowań sądowych poprzez utrwalanie własnych sformułowań uczestników postępowania, niewystylizowanych przez inną osobę, bez zniekształcania wypowiedzi.

Umożliwienie skupienia się uczestników postępowania oraz składu orzekającego na przebiegu czynności bez zbędnych przerw koniecznych w celu formułowania i kontrolowania protokołu pisemnego.

Skrócenie czasu trwania rozprawy sądowej protokołowanej w postaci protokołu elektronicznego w stosunku do rozprawy protokołowanej w sposób tradycyjny.

Wprowadzenie należycie udokumentowanych akt sprawy umożliwiających prawidłową ocenę przeprowadzonego postępowania.

Obniżenie kosztów postępowania sądowego poprzez umożliwienie prowadzenia dowodu na odległość, w tym rozprawy odmiejscowionej.

Obniżenie kosztów postępowania sądowego poprzez udostępnianie protokołu elektronicznego przy pomocy Portalu Informacyjnego.

Rozpoczęcie realizacji projektu planowane jest w listopadzie 2015 r., po podpisaniu Porozumienia o dofinansowanie projektu. Termin zakończenia realizacji projektu to III kw. 2018 r.

Powyższy projekt jest kontynuacją projektu „Wdrożenie protokołu elektronicznego w sprawach cywilnych i wykroczeniowych” finansowanego ze środków europejskich w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, który zostanie zakończony z dniem 30 października 2015 r.

E – protokół, czyli nagrywanie rozprawy cywilnej lub wykroczeniowej odbywa się bowiem już w 11 sądach apelacyjnych, 45 sądach okręgowych i 183 sądach rejonowych apelacji wrocławskiej, warszawskiej, białostockiej, gdańskiej, krakowskiej i łódzkiej, w sumie w 2267 salach rozpraw. Skutkiem tego rozwiązania jest skrócenie czasu trwania rozpraw oraz umożliwienie przesłuchania świadków i stron na odległość za pomocą wideokonferencji.

W postępowaniu karnym przebieg czynności protokołowanych może być utrwalony za pomocą urządzenia rejestrującego obraz lub dźwięk, o czym należy przed uruchomieniem urządzenia uprzedzić osoby uczestniczące w czynności.

Kolejnymi zaletami e-protokołu są: urzeczywistnienie zasady jawności postępowania i rzetelność zapisu przebiegu rozpraw, zwiększenie dyscypliny na sali rozpraw, umożliwienie stronom dostępu do nagrań z rozpraw przez internet za pośrednictwem Portali Informacyjnych.

Dotychczas utrwalono już prawie 1,5 mln rozpraw, a miesięcznie nagrywanych jest obecnie średnio 75 tys. rozpraw.

Sądy okręgowe, apelacyjne, a także część sądów rejonowych w Polsce zostało już wyposażonych w sprzęt i oprogramowanie do nagrywania posiedzeń. Obecnie trwają prace nad uruchomieniem e-protokołu w pozostałych sądach rejonowych. Planuje się, że zakończenie wdrożenia systemu cyfrowej rejestracji rozpraw zakończy się w grudniu 2018 r.

Podstawa prawna (kodeks postępowania cywilnego)

Art. 157. § 1. Z przebiegu posiedzenia jawnego protokolant sporządza protokół. Protokół sporządza się, utrwalając przebieg posiedzenia za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk oraz pisemnie, pod kierunkiem przewodniczącego, zgodnie z art. 158 § 1.

§ 11. Jeżeli ze względów technicznych utrwalenie przebiegu posiedzenia za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk nie jest możliwe, protokół jest sporządzany wyłącznie pisemnie, pod kierunkiem przewodniczącego, zgodnie z art. 158 § 2.

§ 2. Przy wydawaniu wyroków zaocznych wystarcza zaznaczenie w aktach, że pozwany nie stawił się na posiedzenie, nie żądał przeprowadzenia rozprawy w swej nieobecności i nie złożył żadnych wyjaśnień, oraz wzmianka co do ogłoszenia wyroku.

§ 3. Z posiedzenia niejawnego sporządza się notatkę urzędową, jeżeli nie wydano orzeczenia.

Art. 158. § 1. Protokół sporządzony pisemnie zawiera oznaczenie sądu, miejsca i daty posiedzenia, nazwiska sędziów, protokolanta, prokuratora, stron, interwenientów, jak również obecnych na posiedzeniu przedstawicieli ustawowych i pełnomocników oraz oznaczenie sprawy i wzmianki co do jawności. Ponadto protokół sporządzony pisemnie zawiera wymienienie zarządzeń i orzeczeń wydanych na posiedzeniu oraz stwierdzenie, czy zostały ogłoszone, a także czynności stron wpływające na rozstrzygnięcie sądu (ugoda, zrzeczenie się roszczenia, uznanie powództwa, cofnięcie, zmiana, rozszerzenie lub ograniczenie żądania pozwu) oraz inne czynności stron, które według szczególnych przepisów ustawy powinny być wciągnięte, wpisane, przyjęte, złożone, zgłoszone lub wniesione do protokołu. Jeżeli sporządzenie odrębnej sentencji orzeczenia nie jest wymagane, wystarcza zamieszczenie w protokole treści samego rozstrzygnięcia. Czynności wymagające podpisu strony mogą być zamieszczane w odrębnym dokumencie stanowiącym część protokołu.

§ 11. Protokół, o którym mowa w § 1, może zawierać wnioski i twierdzenia stron, streszczenie wyników postępowania dowodowego oraz inne okoliczności istotne dla przebiegu posiedzenia; zamiast wniosków i twierdzeń można w protokole powołać się na pisma przygotowawcze.

§ 2. Jeżeli przebiegu posiedzenia nie utrwala się za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk, protokół sporządzony pisemnie zawiera, oprócz danych i okoliczności określonych w § 1, wnioski oraz twierdzenia stron, udzielone pouczenia, a także wyniki postępowania dowodowego oraz inne okoliczności istotne dla przebiegu posiedzenia; zamiast wniosków i twierdzeń można w protokole powołać się na pisma przygotowawcze.

§ 3. Protokół sporządzony za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk protokolant podpisuje podpisem elektronicznym gwarantującym identyfikację osoby protokolanta oraz rozpoznawalność jakiejkolwiek późniejszej zmiany protokołu. Protokół sporządzony pisemnie podpisują przewodniczący i protokolant.

§ 4. Jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia prawidłowego orzekania w sprawie, przewodniczący może zarządzić sporządzenie transkrypcji odpowiedniej części protokołu sporządzonego za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk.

Art. 160. § 1. Strony mogą żądać sprostowania lub uzupełnienia protokołu, nie później jednak jak na następnym posiedzeniu, a jeśli idzie o protokół rozprawy, po której zamknięciu nastąpiło wydanie wyroku – dopóki akta sprawy znajdują się w sądzie. Od zarządzenia przewodniczącego strony mogą odwołać się do sądu w terminie tygodniowym od doręczenia im zarządzenia.

§ 2. Zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku nie podlega sprostowaniu.

 

LS

Informacja prasowa: Ministerstwo Sprawiedliwości