UODO przygotował publikację „Przetwarzanie danych osobowych przez sądy w kontekście zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych”, która stanowi odpowiedź na pytanie, czy Prezes UODO jest organem właściwym do przyjmowania zgłoszeń naruszeń ochrony danych osobowych oraz prowadzenia kontroli w przypadku sądów – i w jakim ewentualnie zakresie

 Organy nadzorcze nie są właściwe do nadzorowania operacji przetwarzania, dokonywanych przez sądy, w ramach sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości – tak stanowi RODO w swoim art. 55. A motyw 20 RODO wskazuje, że właściwość organów nadzorczych nie powinna dotyczyć przetwarzania danych osobowych przez sądy w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości – tak, by chronić niezawisłość sprawowania wymiaru sprawiedliwości.

Rozporządzenie dopuszcza jednak możliwość doprecyzowania przez prawo państwa członkowskiego operacji i procedur przetwarzania danych osobowych przez sądy i inne organy wymiaru sprawiedliwości.

Polski ustawodawca skorzystał z takiej możliwości w ustawie – Prawo ustroju sądów powszechnych. W art. 175db tej ustawy określił, że administratorami danych osobowych przetwarzanych w postępowaniach sądowych w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości albo realizacji zadań z zakresu ochrony prawnej są sądy.

W przepisach Prawa o ustroju sądów powszechnych nie zostało jednak wprost wskazane, że organy te są również uprawnione do przyjmowania zgłoszeń naruszeń ochrony danych osobowych. W takiej sytuacji należy przyjąć, że co do zasady RODO ma zastosowanie do działań sądów i innych organów wymiaru sprawiedliwości w zakresie zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych, o których mowa w art. 33 RODO.

Dlatego też administrator (np. sąd) w każdym przypadku wystąpienia jakiegokolwiek incydentu jest zobowiązany do dokonania oceny, czy konkretny incydent stanowi naruszenie ochrony danych osobowych, a jeżeli tak, to czy naruszenie dotyczyło przetwarzania danych przez sądy w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości, czy też nie.

Biorąc pod uwagę wątpliwości zgłaszane do organu nadzorczego w tej sprawie, UODO przygotował specjalny poradnik, w którym zaprezentowano pomocne informacje przy ocenie sytuacji związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez sądy, z punktu widzenia uznania ich za naruszenie ochrony danych osobowych, wymagające zgłoszenia organowi nadzorczemu.

UODO